办公室主任必备:两个角色、三种意识、四种能力【优秀范文】

时间:2022-07-09 13:10:04 来源:网友投稿

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办公室主任必备:两个角色、三种意识、四种能力【优秀范文】

办公室主任必备:两个角色、三种意识、四种能力

办公室主任处在承上启下,沟通内外,联系左右,兵头将尾的特殊位置,具有十分重要的作用。

办公室主任的忠诚和敬业是做好办公室工作必备的职业素养。要想做好办公室主任这一工作,必须扮演两个角色、强化三种意识、提高四种能力。

扮演两个角色

即“管家”和“师爷”的角色,“管家”和“师爷”是旧时两个特殊的职业群体,但这两个职业群体身上有我们办公室可以学习和借鉴的地方。

1.当好管家

办公室主任要管好单位每个人员的吃喝拉撒睡,通俗一点讲就是要当好单位的大管家,遇到事情领导第一个想到你,让你来协调解决。

还要管好对外的迎来送往,你就是个连接部,发挥桥梁和纽带的作用。

2.当好师爷

在古代,师爷不仅会为雇佣自己的官员出谋划策,帮助和辅佐官员处理很多政务甚至官员很多私事也由他们操办。

说办公室主任要当好“师爷”,一要在文字上要优秀,这是立身之本。此外,要懂“礼”,就是“礼尚往来”。要协调关系,确保上下沟通。要独当一面,不怕担责任。还要督促检查,一抓到底,重点抓好各项决策的落实。

强化三种意识

1.强化政治意识

办公室的地位和性质决定了政治意识是首要的,也是旗帜性和方向性的问题。

办公室主任的政治意识表现在一马当先,时刻维护单位的决策权威。办公室主任要找准自己的位置,明确自已的方向。再就是要有全局眼光,站在全局的高度去审视和处理问题,一切服务于发展大局,要把办公室主任这一职务作为一副担子,而不是一个位置,也就是为大局挑担子,不为个人抢位置。三是要服务于业务科室和广大职工,与大家心连心,为他们排忧解难。不论在工作中还是生活中,要有难必帮,有问必答。

办公室主任的态度很大意义上就是班子的态度。因此不能高高在上,而应谦逊温和。

2.强化忧患意识

在工作中,办公室主任对可能遇到的困难和问题要提前考虑,预先谋划,努力抢占先机,赢得主动。

工作中最大的风险在于看不见风险,提高应对重大风险的能力,首先要头脑清晰,时刻绷紧风险这根弦,常观大势,常思大局,科学预判形式发展走向,增强工作的预见性,下好先手棋、打好主动仗,做到未雨绸缪。

3.强化超前意识

办公室主任要努力贴紧领导的思路,做到想领导之所想、谋领导之所虑。

要做到这一点,办公室主任就要有较强的超前意识和责任意识,尽可能增强业务工作能力,为领导出谋划策,拾遗补缺,与领导同频共振;
要搞好调查研究,掌握下情,善于捕捉信息,了解外情,做好领导的数据库、资料库、信息库。

要认真研究领会领导的意图和思路,围绕领导关心的重大问题进行广泛的研究探讨。

提高四种能力

办文、办事、办会、办接待是办公室主任最基本的一项具体工作。作为办公室主任,要努力提高这4种能力。

1.办文是办公室最基础的工作

作为办公室主任,办文是最基本的工作。要办好公文,确保公文质量,提高公文办理人员的业务能力是关键。

首先要把学习作为办好公文的内在要求,办公室主任是领导的笔杆子,最起码要有一定的文字功底,熟练掌握各类文件,在学习中涉猎各方面的知识,这样,写起公文才能得心应手。

2.办事是办公室工作能力的体现

办事效率的高低不仅能反映出一个人的事业心,责任心的强度,而且能检验出一个人能力素质的高低。

许多办公室主任干事严谨细致,机敏果断,是领导的得力助手,但也有一些办公室主任办事拖拉,不注意细节,这样直接影响了领导机关决策意图的实现。

因此,当好办公室主任,不仅要善于处理一般事务,更要学会处理复杂问题。

会办事,会来事是办公室主任的一项基本功。办公室主任会办事,整个团队就没有多少事了,那么这个团队就是有战斗力的团队。

3.办会是办公室主任最平常的工作

办会要精细化,会务工作是办公室的一项经常性工作。

会务工作的好坏,直接影响到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的把握。

在会务工作中,要认真细致地做好会前,会中,会后的各项服务工作,在会前准备时,要充分考虑各个细节,会前的准备包括会议材料的准备,会议通知的发放,落实参会人员,会标制作,座次安排,资料发放,这些细节都要逐一检查。落实不到位的,要及时督促落实,只有这样,才能使会务准备工作有条不紊,忙而不乱,从而保证会议的质量和效果。

4.办接待

接待工作是机关社会交往活动中最基本的形式和重要环节,能够集中反映出一个单位的整体形象,对于推动工作开展具有十分重要的作用。

接待工作也是各级机关的一项常规性工作,是机关干部日常工作的细致功,一般来讲,接待工作要做到高度重视,统筹安排,体现尊重,客人满意。

总之,做好办公室主任,最重要的是要自己用心去想,用大脑去思考,把工作当成事业,把单位当成自己的家,不计名利、勇挑重担,那么你就是一名合格的办公室主任。

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